Contoh Surat Undangan Resmi Yang Benar

Contoh Surat Undangan Resmi -  Jenis surat ada 2 yaitu resmi dan tidak resmi. Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk acara atau tujuan resmi. Surat resmi sendiri ada banyak macamnya, seperti surat undangan resmi. Surat undangan resmi sendiri adalah surat undangan yang biasanya dikeluarkan oleh organisasi dan ditujukan kepada perseorangan ataupun organisasi lain. Berbeda dengan surat tidak resmi, untuk surat undangan resmi ini penulisnya harus menggunakan bahasa baku dan penulisannya pun harus sesuai dengan EYD.  Selain itu, ciri utama dari adanya surat undangan resmi ini adalah kop surat atau kepala surat. Kop surat ini adalah bagian paling atas surat yang biasanya berisikan nama organisasi atau instalasi, alamat, nomer fax dan hal lain tentang organisasi atau instalasi tersebut.

Contoh Undangan Resmi

Surat undangan resmi, dalam kop surat juga biasanya terdapat nomer surat, lampiran dan perihal surat (undangan). Point-point ini adalah sebagai petunjuk bahwa surat yang dikeluarkan adalah surat yang sah dan benar-benar resmi. Nomer surat ini akan dikeluarkan oleh pihak yang membuat surat, dengan menyesuaikannya terhadap acara atau pun hal lain sesuai pihak pembuat. Lalu untuk hal di isikan dengan tujuan pembuatan surat. Karena ini merupakan surat undangan maka hal diisi dengan undangan yang artinya mengundang pihak yang dituju.
 

Sedangkan untuk lampiran, biasanya akan dikosongkan atau ada juga yang diisi dengan point maupun segala sesuatu yang dilampirkan bersama surat tersebut. Mengapa banyak yang mengosongkan lampiran? Karena sangat jarang surat undangan diberi tambahan (lampiran) yang datang bersamaan dengan surat tersebut. Untuk format penulisan surat undangan resmi sendiri sebenarnya tidak jauh berbeda dengan surat pada umunya. Untuk lebih jelasnya, berikut ini format penulisan surat undangan resmi :

1. Kop surat
2. Tanggal pembuatan surat
3. Nomer surat
4. Hal (undangan)
5. Lampiran
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi Surat
9. Salam penutup
10. Pengirim
11. Tembusan
12. Inisial

Untuk contoh surat undangan resminya sendiri adalah sebagai berikut.

1. Contoh surat undangan resmi OSIS

OSIS SMA Negeri 5 Surabaya
Jl. Kusumabangsa No. 21 Surabaya
  
Surabaya, 11 April 2014
No: 01/OSIS/UND EX/V/14
Lamp : -
Hal: Undangan PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)

Kepada Yth
Pengurus OSIS
SMAN 9 Surabaya
Jl. Kusumabangsa No. 21 Surabaya

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan berakhirnya tahun ajaran 2010/2014, kami selaku pengurus OSIS SMA Negeri 5 Surabaya memohon kehadiran perwakilan sekolah untuk mengikuti berbagai perlombaan yang akan diselenggarakan pada :

Hari     : Senin, 08 September 2016 - Kamis, 11 April 2016
Waktu     : Pukul 08.00 WIB S/D Selesai
Tempat : Lapangan SMA Negeri 5 Surabaya
Acara     : PORSENI (Pekan Olahraga Dan Seni)

Karena cukup pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan kedatangan para perwakilan sekolah dan dapat hadir tepat waktu.

Hormat kami

Venicka Putri

Contoh surat undangan resmi perusahaan

PT. Makmur Sejahtera

Nomor : 023 / JULI /X / 2014
Hal : Undangan Rapat
Lampiran : -
    
Kepada Yth :
                                                                                    
Bapak Hardianto Asep
Manajer Marketing
PT Makmur Sejahera
Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan ulang tahun perusahaan, maka bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT Makmur Sejahtera untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal     : Kamis, 24 Maret 2014
Waktu        : 10.00 – 12.00 WIB
Tempat    : Ruang Serbaguna

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.


Hormat kami,

Ketua Panitia

Arliana

Contoh surat undangan resmi instansi

PEMERINTAH PROPINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 249 JAKARTA
Jalan Jaya 25 No.41 Cengkareng Barat Telp. (021)XXXXXXX Kode Pos 11820

No.               :  227/55 /.202 / 2016                                   Jakarta, 2 Juni 2016
Lampiran       : ...............................
Perihal           : Undangan Ambil Raport                  Yth. Bapak/Ibu/Orang Tua / Wali
                                                                                        Peserta Didik Kelas VII, VII
                                                                                                 SMP N 249
                                                                                                   Di Jakarta


Dengan ini kami sampaikan undangan untuk ambil Raport Semester Genap Untuk Kelas VII tahun pelajaran 2016-2016 yang akan dilaksanakan pada :

Hari        : Jum'at
Tanggal    : 5 Juli 2016
Waktu        : 10.00 WIB
Tempat    : Di Kelas Masing-Masing

Demikian undangan ini, semoga dapat hadir pada waktu yang tepat, apabila ada perubahan jadwal akan diberitahukan kemudian, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan  terimakasih.

Hormat Kami,
Kepala SMP N 249 Jakarta

tanda tangan dan stempel

Nama : xxxxxxxxxxxxxxx
NIP : xxxxxxxxxxxxxxxxx

Dari 3 contoh surat undangan resmi yang benar tersebut, terlihat jelas bahwa setiap surat undangan mencantumkan format surat dengan runtut dan lengkap.  Untuk contoh surat undangan resmi nomer dua, dimana tidak menyertakan alamat lengkap serta hal lain yang berkaitan dengan perusahaan, dibuat demikian karena surat ditujukan pada salah seorang yang merupakan anggota perusahaan. Namun, jika surat undangan ditujukan kepada pihak luar, maka kop surat harus lengkap dengan alamat, nomer telephone, nomer fax dan lain-lain. Hal ini selain sebagai bentuk formalitas juga sebagai penanda kejelasan pengirim surat. Dan yang paling penting dalam pembuatan surat undangan resmi adalah susunan bahasa yang dibuat harus benar-benar efektif dan jelas. Sebab, biasanya pengeluaran surat undangan resmi ini dibuat untuk acara yang penting, sehingga penerima harus mengetahui dengan jelas maksud dari surat undangan yang diterimanya
 

Bagaimana, mudah bukan cara membuat surat undangan resmi? Pastikan kop surat tertulis dengan benar, karena itu sangat penting.